Dla zewnętrznych Inspektorów Ochrony Danych obsługujących wiele firm: dla każdego klienta prowadzisz rejestr czynności przetwarzania i rejestr kategorii czynności, planujesz przeglądy i wysyłasz klientowi raport z tego, co zrobiono.
Tego potrzebujęUsługa w przygotowaniu · Nie pobieramy płatności na stronie
Zewnętrzny IOD z 23 klientami: przychodnie, szkoły językowe, biura rachunkowe. W poniedziałek widzi, że u 4 klientów zbliża się roczny przegląd rejestru. Przy przychodni dopisuje nową czynność — teleporady — i wysyła dyrektorce raport ze zmianami z tego miesiąca.
Wybierz pakietKażdy administrator danych, który podlega obowiązkowi z art. 30 RODO, prowadzi rejestr czynności przetwarzania, a podmiot przetwarzający — rejestr kategorii czynności. Zewnętrzny Inspektor Ochrony Danych, który obsługuje kilkanaście lub kilkadziesiąt firm, odpowiada w praktyce za to, żeby te rejestry u każdego klienta były kompletne i aktualne.
Najczęściej rejestry żyją w osobnych arkuszach i dokumentach — jeden plik na klienta, kolejne wersje w mailach. Gdy klient zmienia system, zatrudnia nowego dostawcę albo uruchamia nową usługę, inspektor musi pamiętać, w którym pliku to wpisać, a przy przeglądzie szuka, co się zmieniło od ostatniego razu.
Program zbiera rejestry wszystkich klientów w jednym miejscu. Dla każdej firmy prowadzisz rejestr czynności przetwarzania: nazwę czynności, cel, kategorie osób i danych, odbiorców, przekazania poza EOG, okresy przechowywania i środki bezpieczeństwa. Dla klientów, którzy przetwarzają dane w imieniu innych, prowadzisz też rejestr kategorii czynności.
Czynności, które powtarzają się u wielu klientów — rekrutacja, kadry i płace, newsletter, monitoring — możesz zapisać raz jako wzór i dopasować u konkretnej firmy. Zmiana wzoru nie nadpisuje rejestrów klientów; każda firma zachowuje swoją wersję i historię zmian.
Dla każdego klienta ustawiasz termin przeglądu rejestru, a program przypomina o nim z wyprzedzeniem. Na liście widzisz, u których klientów przegląd jest zaległy, które rejestry zmieniły się w tym miesiącu i gdzie brakuje danych w polach, które RODO wymienia.
Raport dla klienta powstaje z rejestru jednym kliknięciem: stan rejestru, zmiany od ostatniego raportu i zalecenia inspektora. Wysyłasz go dyrektorowi lub właścicielowi firmy, a kopia zostaje w historii klienta — na wypadek kontroli albo pytań zarządu.
Przy każdej czynności możesz dołączyć dokumenty, które ją potwierdzają: umowę powierzenia z dostawcą, analizę prawnie uzasadnionego interesu, klauzulę informacyjną albo ocenę skutków. Dzięki temu przy przeglądzie nie szukasz ich w poczcie klienta, a gdy zbliża się koniec umowy powierzenia, program przypomina, żeby sprawdzić, czy dostawca nadal przetwarza dane i czy czynność trzeba zaktualizować albo usunąć z rejestru.
Gdy u klienta zdarzy się naruszenie ochrony danych, widzisz od razu, których czynności dotyczy, jakie kategorie danych i osób obejmuje i kto jest odbiorcą. To skraca czas potrzebny na ocenę, czy naruszenie trzeba zgłosić, i pozwala szybciej przygotować informację dla zarządu klienta oraz osób, których dane dotyczą.
Każda zmiana w rejestrze zapisuje się z datą i osobą, która ją wprowadziła. Gdy pracujesz w zespole, każdy inspektor widzi swoich klientów, a koordynator widzi wszystkich i obciążenie zespołu.
Rozpoczęcie zajmuje jeden wieczór: dodajesz klientów, wgrywasz istniejące rejestry z arkuszy i ustawiasz terminy przeglądów. Program działa w przeglądarce, bez instalacji.
Program jest przeznaczony dla zewnętrznych Inspektorów Ochrony Danych, kancelarii i firm prowadzących outsourcing IOD, a także dla wewnętrznych inspektorów w grupach spółek. Usługa jest w przygotowaniu: najpierw sprawdzamy, czy inspektorzy jej potrzebują.
Program porządkuje dokumentację, ale nie zastępuje oceny inspektora i nie jest poradą prawną. Za treść rejestrów odpowiada administrator danych, a inspektor za swoje zalecenia.
Dla zewnętrznych Inspektorów Ochrony Danych i firm prowadzących outsourcing IOD, obsługujących wiele firm.
Rejestr czynności przetwarzania i rejestr kategorii czynności (art. 30 RODO) dla każdego klienta.
Tak, raport ze stanu rejestru i zmian powstaje jednym kliknięciem.
Tak, z arkuszy kalkulacyjnych.
Jeszcze nie. Usługa jest w przygotowaniu i sprawdzamy, czy inspektorzy jej potrzebują.